شرکت فناوری اطلاعات سامان

دكتر مسعود يقيني، مهندس شبنم شريفيان، مهندس منا بروجردي

واژه‌هاي كليدي

مهندسي مجدد فرآيندها (BPR)- فرآيند سازماني- IT- TQM

چكيده

مهندسي مجدد فرآيندها، که با يک ديد فرآيند محور، سعي دارد بر مشکلات ايجاد شده توسط سازمانهاي سلسله مراتبي غلبه نمايد و روشهاي مديريتي و فرآيندهاي کاري را تغيير دهد، هم از سوي محافل علمي و هم از سوي محافل صنعتي، مورد توجه قرار گرفته است. هدف اين مقاله مروري بر ادبيات موضوع مهندسي مجدد فرآيندها و تشريح مفاهيم مربوط به آن مي باشد. در اين مقاله ابتدا ضرورت و سپس تاريخچه پيدايش مهندسي مجدد مطرح شده، و در ادامه تعاريف متداول متعدد از آن، مزايا و کاربردهاي آن ارائه گرديده است. به دليل نزديکي مفهوم مهندسي مجدد فرآيندها با TQM، به وجوه مشترک و تفاوتهاي آنها اشاره شده است. از مهمترين فاکتورهاي تاثير گذار بر مهندسي مجدد فرآيندها IT، نيروي انساني و عمقِ تغييرات مي باشد که در اين مقاله به نقش آنها در مهندسي مجدد پرداخته شده است.  در انتها عواملي که مي توانند منجر به شکست پروژه هاي مهندسي مجدد گردند، بررسي گرديده اند.

مقدمه

 فناوري هاي پيشرفته، برداشته شدن مرزهاي موجود ميان بازارهاي داخلي و جهاني، دگرگون شدن خواسته ها و انتظارات مشتريان که اينک امکان انتخاب بس گسترده تري يافته اند، دست بدست هم داده و اصول سازماندهي اوليه سازمانها، که مربوط به دو سده پيش مي باشد را بطور اسفباري ناکارآمد نموده اند. بهبود توان رقابتي شرکتهاي امروزي که بر طبق تقسيم وظايف، سازماندهي شده اند، از راه وادار ساختن کارکنان به سخت کوشي بيشتر، شدني نيست؛ بلکه کارکنان بايد بياموزند تا روش کار را بکلي دگرگون سازند [4]. شايد در مطبوعات در مورد موفقيت شرکتهايي نظير والمارت، تاکوبل و غيره مطالبي خوانده باشيد. اين شرکتهاي موفق به راه حلي باورنکردني توجه نموده اند. دليل موفقيت آنها، "مهندسي مجدد فرآيندها" بوده است [22].مهندسي مجدد فرآيندها[i]، که با يک ديد فرآيند محور، سعي دارد بر مشکلات ايجاد شده توسط سازمانهاي سلسله مراتبي غلبه نمايد و روشهاي مديريتي و فرآيندهاي کاري را تغيير دهد، هم از سوي محافل علمي و هم از سوي محافل صنعتي، مورد توجه قرار گرفته است [10].

ضرورت BPR

 بيشتر شرکتهاي امروزي، چنانچه روش کار و سازماندهي خود را بررسي کنند، در آن آثار اصول نخستين را که آدام اسميت[ii] در کتاب ثروت ملل بسال 1776 ميلادي مبني بر «تقسيم کار»[iii] شرح داده است، ملاحظه مي کنند.

با بالا رفتن شمار وظايف، رسيدن به نتيجه نهايي توليد يک فرآورده يا دادن خدمات به گونه فزاينده اي پيچيده تر و اداره فرآيند آن مشکلتر گرديد. افزايش چشمگير شمار کارکنان در بخش مياني ساختار سازماني يعني مديران عملياتي و يا مياني، بهاي سنگيني بود که شرکتها در پرتو خرد کردن و ساده کردن کارهاي خود به تکه هاي قابل تکرار و گسترش سلسله مراتب سازماني، پرداختند. بهاي ديگر، افزايش فاصله موجود در ميان مديران ارشد و مشتريان بود. مشتريان و عکس العملهايشان در برابر کارکرد و راهبردهاي شرکت بصورت ارقام بي محتوايي در آمدند که عملا در لايه هاي فراوان سازماني حباب وار ناپديد مي شدند.

اصول ياد شده، پايه هاي ايجاد شرکتهاي امروزي قرار گرفته است و سازمانهاي صنعتي و خدماتي، بر اساس تقسيم کار و تخصص گرايي که نتيجه آن بخش بخش شدن کار است، بنا شده اند و شرکتهاي نوين کارها را همچنان به وظايف بسيار کوچک و بي معني تجزيه مي کنند، زيرا زماني اين کار نتيجه بخش و کارآمد بوده است.

برپايه نظريه آدام اسميت و بخش بخش نمون هر کار به وظيفه هاي ساده و واگذار نمودن هر وظيفه به يک متخصص، شرکتها و مديرانشان ناچارند تا به جاي فرآيند کلي کار به وظيفه هاي جداگانه توجه نمايند. بيگمان همه وظيفه هاي موجود در فرآيند مهمند، ولي چنانچه کل فرآيند نتيجه بخش نباشد، آن وظيفه هاي جداگانه کمترين ارزشي نخواهند داشت. شرکتها فرآيندي طبيعي را به تکه هاي کوچک فراواني تقسيم مي نمايند تا با کارکناني که در اداره هاي گوناگون پخش شده اند، همخواني پيدا نمايد. سپس توسط افرادي همچون حسابرس، پيگير، کنترلر، رابط، سرپرست، رئيس، ومعاون مدير عامل آن تکه ها را بهم پيوند مي دهند. در اين شرکتها هزينه نيروي کار مستقيم بسيار کم و هزينه هاي بالاسري بسيار زياد مي باشد. در اين شرکتهاي چندين واحد در يک فرآيند مشغول هستند، اما فرآيند، مسئول مشخصي ندارد. فرآيندهاي از هم گسسته و ساختار تخصصي شرکتها، پاسخگوي دگرگوني هاي ژرف محيط بيرون سازمان نيز نمي باشد. با دور نمودن مديريت ارشد از حوزه عمليات در ميان اداره هاي تخصصي، در سازمانهاي امروزي هيچ مقامي وجود ندارد که تغييرات مهم را بهنگام دريابد. اگر هم کسي متوجه چنين دگرگوني هايي شود، کاري از او ساخته نيست. نکته ديگر اينکه افراد سازمان از يک طرف توجه به "درون" يعني اداره خود داشته و از طرف ديگرتوجه به "بالا" يعني روساي خود دارند، ولي هيچکس نگاهي به "بيرون"، يعني بسوي مشتري ندارد. ديگر آنکه ساختار سنتي کسب و کار، آفرينش و نوآوري را در سازمان خفه مي کند و پيروزي يک انديشه نو نيازمند پذيرش آن در همه سطوح سلسله مراتب اداري است.

احمد عدالت

پايان يك هزاره و آغاز يك هزاره‌اي ديگر، منطقي است كه اين تغيير اهميتي بس فراوان براي جوامع مترصد پيشرفت دارد.

ناگزير، بازنگري هزاره پيشين و سعي در پذيرش تاريخ طولاني و پيچيده آن وظيفه و كار جالبي تلقي خواهد شد، اما در اين دوره كشور ما بيش از هر دوره‌اي ديگر به صاحب نظران آينده‌نگر نياز دارد تا بتواند آينده‌اي كارآمد را براي خود رقم زند.

هزاره سوم شاهد انقلابي جديد بنام انقلاب اطلاعات است كه، به پيشرفت‌هاي فناوري مي‌بالد؛ اما نيروي پيشروي خود را از فاكتورهاي غير فني ازجمله فاكتورهاي اجتماعي و فرهنگي مي‌گيرد. هرگاه افراد، سازمانها و ملت‌ها بخواهند كاملاً از قابليت‌هاي فناوري اطلاعات بهرمند شوند، بايد تحولات اجتماعي و فرهنگي بزرگي در آن جوامع بوجود آيد. اين فرآيند به ناگزير آبستن پيامدهاي ناخواسته‌اي خواهد شد كه ممكن است بر پيامدهاي برنامه‌ريزي شده و مورد انتظار غلبه يابند. انقلاب فناوري اطلاعات بعنوان يكي از مهمترين پيامدهاي هزاره سوم پس از انقلاب صنعتي مي‌باشد. اين انقلاب باعث گرديده كه سرعت تغييرات جهان امروز در مقايسه با  دهه‌هاي گذشته از  رشد چشمگيري برخوردار شده و مردم شاهد پديده‌هائي شوند كه تنها در خيال خود آنها را تصور مي‌نمودند. از آنجا كه تغيير، فرآيندي پايان‌ناپذير است، تنها يك راه چاره پيش روي جوامعي كه خواهان موفقيت هستند وجود دارد و آنهم اينستكه سرعت يادگيري و تحول اجتماعي خود را از سرعت تغييرات محيط پيرامون خود بيشتر سازند.

آندسته از سازمانها و صنايعي كه خود را متعلق به آينده مي‌دانند، از هم‌اكنون بايد در انديشه دست يافتن به يك فرهنگ سازماني ويژه باشند. فرهنگي كه پرداختن به فعاليتهاي مجازي و توليد فرآورده‌هاي فكري و ذهني و اشاعه آنها را ارج مي‌نهد و خود نيز در گسترش آن سهيم مي‌شود.

با توجه به اينكه حجم سرمايه گذاري براي توليد و انتشار اطلاعات و همچنين بهره‌برداري بهينه اقتصادي، سياسي، نظامي، اجتماعي و فرهنگي از اطلاعات، در كشور ما بسيار ناچيز است، مسئولان امر بايد بيش از اين هوشيار بوده و به توسعه اين امر مهم اهتمام ورزند و نگذارند همانطور كه در انقلاب صنعتي از بسياري كشورها فرسنگها فاصله گرفتيم، در انقلاب اطلاعات نيز عقب مانده و افسوسي مضاعف را بجان بخريم.